Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время

тайм-менеджментЕсли вы задаетесь вопросом, почему я снова решила поднять вопрос важности планирования рабочего времени, я без проблем отвечу. Общаясь с сотрудниками различных компаний, не только по роду деятельности (я говорю сейчас о продажах), но и по личным обстоятельствам (встречи с друзьями), я все время интересуюсь, как построен процесс работы в компаниях, в которых работают все эти милые люди.

К сожалению, приходится каждый раз удивляться, тому, что в нашу эпоху большого количества обучающей информации, разнообразия тренингов и профессиональных коучей, все еще большое количество компаний на рынке не придают значения планированию рабочего времени своих сотрудников. Если вы решили построить в своей компании эффективный отдел продаж, данный вопрос никак нельзя упускать из виду. Поэтому продолжим.

Уважаемые руководители, давайте сегодня попробуем вместе* с вами составить примерный ежедневный план работы менеджера по продажам для того, чтобы лучше понять необходимость и важность данного процесса и поделиться своим опытом в решении вопроса планирования. Ваша основная задача — научить планировать свою работу менеджеров отдела продаж. Хотя, конечно же, планирование необходимо всем сотрудникам компании, но мы говорим об отделе продаж.

* Под словом вместе, я подразумеваю, что каждый составляет примерный план работ, приемлемый для работы в его компании, а в комментариях к данному посту делится своими соображениями. Буду признательна за ваш опыт.

Итак, приступим.

Разделим задачи на «жесткие» и «гибкие»

«Жесткие задачи» — задачи, строго привязанные ко времени:

  • Утренняя и вечерняя планерка;
  • Назначенные встречи, запланированные звонки;
  • Тренинги, семинары;
  • Конференции.

«Гибкие задачи» — задачи, не привязанные строго ко времени исполнения, но имеющие дедлайнов, вы можете решить эту задачу в любое свободное от жестких задач время, без срыва срока завершения*.

  • Ведение отчетности, e-mail-общение, подготовка документации
  • Прочтение книги, статьи, просмотр видео (самообразование, если предусмотрено в рабочее время)
  • Заполнение CRM
  • Подготовка и отправка коммерческого предложения и т. д.

*«Гибкая» задача может перейти в категорию «жесткой», если время, выделенное на ее исполнение, было затянуто, а до дедлайна осталось как раз столько времени, сколько необходимо на ее решение.

Составление плана работы отдела продаж

После разделения наших задач, первым делом вносим в рабочий план все «жесткие» задачи

планирование работы менеджера планирование работы менеджера

План работы после внесения жестких задач

Жесткие задачи вносятся в план дня, недели, месяца по мере их появления. То есть желательно иметь под рукой еженедельник, а на компьютере CRM (если жесткая задача переноситься на другой день, автоматизированная система упростит процесс переноса задачи, без траты времени на повторное ее создание).

* Важно при создании задач учитывать время, необходимое полностью на решение данной задачи. Например, при создании встречи учитывайте также время, необходимое на дорогу и небольшой отдых между встречами для того, чтобы провести анализ и собраться с мыслями. В противном случае, вы рискуете сорвать запланированные дедлайны, и ваше планирование рискует превратиться в примерный план работ.

Приступаем к внесению «гибких» задач

Прежде чем планировать «гибкие» задачи, необходимо разделить их на группы по степени срочности и оптимальности решения. Наиболее срочные задачи лучше вносить в первые освободившиеся от жетских задач «окна».

Оптимальность задач влияет напрямую на время их решения. Например, наиболее оптимальное время для звонков — либо утро (чтобы назначить встречу в день звонка), либо вечером (чтобы назначить встречи на последующие дни). Соответсвенно, лучше всего приурочить к данному процессу определенный промежуток времени, когда менеджер сможет сделать все звонки и наиболее результативно. Или, например, подготовку к встрече резонно проводить перед самими встречами, то есть задачу по подготовке оптимально вносить в первую половину дня.

Получаем примерно такой план на день, заполняя оставшиеся свободные поля гибкими задачи с учетом их срочности и оптимальности.

таск-менеджерcrm система

таск-менеджер

Подведем итоги

Планирование должно быть ежедневным.

Устанавливайте реальные дедлайны, чтобы укладываться в сроки решения задач и не передвигать последующее планирование. Но не растягивайте время выполнения, Вы должны успевать решить все поставленные на день задачи.

Задачи могут быть не решены в этот день по различным причинам. У вас должен быть список гибких задач, которыми вы можете заменить образовавшиеся пробелы.

Учитывайте также классификацию задач на регулярные и нерегулярные. Регулярные могут быть сразу внесены в ежедневное планирование.

Планирование менеджеры должны делать реальное, по которому будут работать. Порой сотрудники составляют планы для «отмазки» руководителю, чтобы отстал. Попробуйте продать своим менеджерам идею важности составления регулярных планов и использование планирования в работе.

контроль сотрудников

Расскажите о плюсах планирования:

  1. Работа по четко поставленному плану.
  2. Понимание, какая задача будет решаться следующим этапом (без траты времени на обдумывание дальнейшей работы и без перескакивания с процесса на процесс, что позволит лучше концентрироваться на работе, более эффективно справляться с задачами в рабочее время, как следствие своевременный уход с работы с полностью решенными задачами).
  3. Признак успешности и эффективности личности: грамотное планирование освобождает время для собственного развития, спланированная деятельность является наиболее продуктивной).Первое время вам придется планировать вместе со своими менеджерами, до тех пор пока планирование не вошло у них в привычку. Приучив сотрудников отдела продаж планировать свою деятельность, вы сможете лучше контролировать работу отдела, а менеджеры смогут работать более продуктивно.

    Простая CRM-Система, которая поможет экономить время. Менеджер задач, статистика и отчёты

    Организованной вам работы отдела и продуктивных менеджеров по продажам.

Share on VKShare on Facebook0Tweet about this on Twitter0Share on Google+2Pin on Pinterest0

3 комментария for “Правильный тайм-менеджмент, или как всё успеть в рабочее время”

Никита

says:

Интересный вариант деления задач. Часто ломаю голову над тем, где вести списки дел? На бумаге так приятно зачёркивать выполненное, но на электронных устройствах всё проще, хотя и надо немного напрячься сначала с синхронизацией. Вы чем пользуетесь?

says:

Никита, инструментов планирования большое количество, вопрос привычки. Главное, чтобы все задачи были в одном месте.
Так как в специфику моей работы входит общение с клиентами, я использую для планирования задач по переговорам с ними CRM-систему. Помимо общения с клиентами, я фиксирую в CRM и внутренние задачи. Очень удобно, что все дела занесены в одну систему. Рекомендую всем, кто работает в отделе продаж.

Айдар

says:

Добрый день !:)
А реально ли вообще составить список дел продавцу розницы (бытовая техника и электроника), если не знаешь, сколько времени может длится продажа (клиенты разные, время на консультацию тратится разное)?
Есть ли эффективный метод для продавцов розницы?))

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован.