Контроль выполнения плана
В прошлой статье мы с вами разобрали процесс выполнения плана, теперь же предлагаю вам обсудить как контролировать выполнения плана.
Основная задача руководящего звена не только правильная постановка планов, но и четкий контроль выполнения плана. Для того чтобы компания работала слаженно, как единый механизм, необходимо внедрять новые системы управления, а также использовать инновационные программные разработки, которые позволяют автоматизировать процесс контроля, сделать его более качественным и эффективным.
Чем раньше на предприятии будет налажена эффективная система постановки задач и контроля выполнения планов, тем более «безболезненно» пройдет этот процесс. Любые изменения в работе действующей компании влекут за собой перестройку определенных бизнес-процессов, переобучение сотрудников, прививание им новой культуры, дополнительные финансовые затраты.
К непосредственным обязанностям руководителя компании относятся:
- правильная постановка планов;
- четкое разграничение ответственности и полномочий;
- контроль выполнения плана.
Кроме того, руководитель определяет, какие инструменты автоматизации для выполнения этих функций он будет использовать. В современной компании, где бизнес-процесс сопровождается огромным количеством задач и обязанностей, справиться вручную с делегированием обязанностей и контролем практически невозможно. Для этого следует использовать CRM системы, которые призваны автоматизировать и облегчить процесс управления, сэкономить время руководства, затрачиваемое на контроль выполнения плана.
Постановка задач
Задачи, которые руководитель ставит перед своими подчиненными, должны быть конкретными. Устные задания без четкого указания определенным исполнителям, без определения зоны ответственности и сроков имеют низкую эффективность. Практика показывает, что в подавляющем большинстве случаев, что результат таких задач неудовлетворенный.
Основные правила постановки задач:
- выданные задачи необходимо фиксировать в менеджере задач чтобы исключить ситуации, когда о поручении, о его содержании или сроке выполнения могут забыть;
- задача должна быть конкретной и содержать все детали (срок выполнения, исполнитель
и т. д. ); - большие задачи нужно разбивать на несколько подзадач и устанавливать промежуточный контроль выполнения плана;
- обязательно должны быть указаны срок и приоритет выполнения;
- нужно указывать средства, которые следует использовать для выполнения планов;
- нужно назначить исполнителя (соисполнителей), а также контролирующих.
Контроль выполнения
Неопытные руководители часто делают одну ошибку — стараются контролировать каждый шаг сотрудников. Такой подход может быть оправдан лишь в некоторых случаях:
- при введении новых направлений деятельности;
- при выполнении задач новыми сотрудниками;
- при работе с особыми клиентами.
В таких случаях вмешательство руководителя будет оправдано. Он может перепроверить, пересчитать, чтобы исключить дополнительные риски.
В других ситуациях необходимо передать исполнителям большую часть ответственности, однако делать это следует постепенно. Выполнение сложных задач — это хороший способ для сотрудников научиться самостоятельности, преодолеть страхи, научиться брать на себя ответственность и принимать решения.
Инструменты постановки и контроля задач
После того как на предприятии руководящий состав научился правильно формулировать и формировать задачи, контролировать выполнение плана, выстроил исполнительскую дисциплину, следует выбрать инструмент автоматизации процессов контроля выполнения планов — CRM систему.
Если руководитель регулярно ставит определенные задачи перед исполнителями, ему просто необходим таск-менеджер или по-русски менеджер задач. Это должна быть удобная утилита, простая в использовании и максимально функциональна. В ней должно быть можно описывать задачу, указывать исполнителя, дату контроля.
Простая CRM система позволяет:
- устанавливать задачу в течение нескольких минут — руководитель выбирает ответственного сотрудника, устанавливает сроки, может разбить одну задачу на несколько подзадач;
- учитывать время выполнения поручения, есть возможность обсуждения задачи, внесения комментариев, добавления или смены исполнителей, соисполнителей, контролирующих;
- таск-менеджер учитывает время выполнения задач, дает возможность обсуждения каждой задачи, комментирования, добавления участников, смены исполнителей;
- можно следить за ходом выполнения задачи сразу же после ее постановки;
- напоминание исполнителю и контролирующему о наступлении срока выполнения задачи;
- вносить отчет исполнителю о выполнении;
- переносить срок выполнения задачи, если руководитель считает это целесообразным;
- формировать отчеты, в том числе об исполнительской дисциплине.
CRM система, как инструмент для управления задачами и контроля выполнения плана, позволяет сэкономить немало времени, значительно повысить эффективность управления, а также является незаменимым инструментом для развития бизнеса.
Добавить комментарий